I. Общие положения
1.1. Администрация Пожарского муниципального округа Приморского края (далее по тексту Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Пожарском муниципальном округе Приморского края осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
1.2. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее по тексту - Отдел) без образования юридического лица, подконтрольный руководителю аппарата Администрации, действующий на основании статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел руководствуется в своей работе:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 02 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Федеральным законом от 22 октября.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законом Приморского края от 04 июня 2007 года № 82-КЗ «О муниципальной службе в Приморском крае»;
- Законом Приморского края от 10 апреля .2006 года № 349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае»;
- иными федеральными и краевыми законами, в том числе федеральными и краевыми законами, регулирующими особенности прохождения муниципальной службы;
- указами Президента Российской Федерации;
- постановлениями Правительства Российской Федерации;
- нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
- нормативно - правовыми актами Приморского края;
- Уставом Пожарского муниципального округа;
- иными нормативно правовыми актами Пожарского муниципального округа.
Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Администрации.
В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Отдел, как функциональный (отраслевой) орган Администрации, не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.
Администрация обязана обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять Отделу здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников Отдела.
В случае принятия решения о реконструкции, или передаче помещений в которых размещается Отдел, Администрация обязана предоставить Отделу помещения, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
II. Cтруктура
Отдел является бесструктурным подразделением Администрации, подведомственных организаций не имеет. Численный состав Отдела утверждается и изменяется распоряжением главы Администрации, согласно штатного расписания, по представлению руководителя аппарата Администрации с учетом объема и степени сложности задач, решаемых Отделом.
В состав Отдела входят следующие должности:
- начальник Отдела - 1 шт.ед.;
- ведущий специалист 1разряда - 1 шт. ед.;
- старший специалист 1 разряда - 1 шт.ед.
Начальник разрабатывает должностные инструкции сотрудников Отдела, предоставляет их на согласование руководителю аппарата Администрации и на утверждение главе Администрации.
III. Полномочия
Отдел осуществляет следующие полномочия:
Разрабатывает:
проекты нормативных правовых актов об архивном деле; перспективные и текущие планы развития архивного дела;
предложения по обеспечению Отдела архивохранилищами; инструкции и методические рекомендации по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
Организует:
комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов и архивных фондов органа местного самоуправления, иных органов, муниципальных казенных и бюджетных предприятий и учреждений на территории муниципального образования;
проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности архивных документов, находящихся в муниципальной или частной собственности;
внедрение в практику работы Отдела наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов;
применение автоматизированных архивных технологий;
повышение квалификации специалистов, отвечающих за архив и делопроизводство в источниках комплектования Отдела;
подготовку межархивных справочников (описей, картотек, реестров);
мобилизационную подготовку, контроль и координацию деятельности по мобилизационной подготовке и росрезерву.
Осуществляет:
определение состава документов на различных видах носителей, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, путем рассмотрения, согласования описей и номенклатур дел;
ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Отделе, организациях - источниках комплектования, и представление в установленном порядке сведений по учету в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации;
создание и ведение отраслевых учетных баз данных о количестве, составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации;
контроль за соблюдением федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Приморского края об архивном деле;
координацию исследовательской и методической работы ведомственных архивов, разработку мер по внедрению исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практике работы Отдела;
методическое обеспечение деятельности архивов организаций, предприятий, учреждений и архивов граждан, действующих на территории муниципального образования;
рассмотрение и внесение в Администрацию предложений о присвоении почетных званий, награждении ведомственными наградами, Почетной грамотой Губернатора Приморского края и иными видами поощрений работников, отвечающих за архивы в функциональных (отраслевых) органах Администрации, организациях, предприятиях, учреждениях;
оказание гражданам бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в устной и письменной форме по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан;
проведение мониторинга правоприменения в муниципальном образовании вопросов, относящимся к компетенции Отдела, в порядке, установленном Администрацией.
Составляет и дополняет состав списков источников комплектования Отдела, продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования.
Принимает решения об отнесении к категории особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Отделе; о снятии с учета архивных документов, о признании архивных документов неисправимо поврежденными.
Предоставляет муниципальную услугу согласно Административному регламенту «Организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов» в пределах своих полномочий, в том числе в электронной форме в соответствии с действующим законодательством. Архивные справки выданные юридическим и физическим лиц подписываются начальником Отдела. Проставлением электронной цифровой подписи имеют право пользования начальник и старший специалист Отдела.
Взаимодействует:
со специально уполномоченным органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в том числе по вопросам предоставления информации о состоянии архивного дела в муниципальном образовании; с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Пожарского муниципального округа Приморского края, по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции;
с органом местного самоуправления, осуществляющим управление архивным делом на территории, в том числе по вопросам получения от отраслевых органов информации о состоянии архивного дела; с организациями и гражданами в пределах своей компетенции.
Вносит предложения в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации о создании, реорганизации и ликвидации архивов на территории муниципального образования, отнесении состава документов к тому или иному виду документов, определяет сроки хранения документов согласно типовых Перечней.
Осуществляет ведомственный контроль за соблюдением архивного законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы архивного права на территории Пожарского муниципального округа;
Осуществляет противодействие коррупции в пределах своих полномочий, иные полномочия в установленной сфере деятельности, предусмотренные действующим законодательством.
IV. Основные цели и задачи
Деятельность Отдела направлена на достижение следующих целей:
Информационное обеспечение деятельности функциональных (отраслевых) органов Администрации, иных органов и организаций ретроспективной архивной информацией;
Обеспечение Конституционных прав граждан на получение и доступ к архивной информации.
Основными задачами Отдела являются:
Развитие архивного дела в муниципальном образовании, формирование архивных фондов органов местного самоуправления и организаций;
Совершенствование системы предоставления услуг физическим и юридическим лицам по документам фондов Отдела;
Обеспечение сохранности и учета архивных документов постоянного хранения и по личному составу:
Хранение и учет документов, принятых в Отдел, предоставление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации;
Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
Подготовка и представление Администрации предложений по обеспечению условий сохранности и информационной безопасности документов, хранящихся в отделе.
V. Функции и услуги
Комплектование, хранение, учет и использование являются совокупностью элементарных, универсальных функций, используемых при организации деятельности Отдела, предусматривающие в своей системе:
- разработку программ и основных направлений развития архивного дела в муниципальном образовании, организация их реализации и отчет об их выполнении в установленном порядке в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
- подготовку проектов нормативных правовых актов Администрации по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов; вносит на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела в муниципальном образовании.
- подготовку предложений о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Приморского края.
- подготовку и реализацию предложений по обеспечению сохранности архивных документов, хранящихся в Отделе, проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности.
- подготовку и составление: годового плана работы, плана-графика приема дел в Отдел с указанием конкретных видов работ;
- подготовку отчета о выполнении годового плана, планов – графиков упорядочения и приема документов, а также сведений о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.
Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов, архивных коллекций и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органа местного самоуправления и муниципальных организаций;
- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- печатных, аудиовизуальных и других документов, отражающих прошлое и настоящее муниципального образования;
- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов.
Ведет учет архивных фондов и архивных документов, принятых в Отдел (реестры описей, листы фондов, книгу учета поступлений, списки фондов, Базу данных), в том числе в автоматизированном режиме, представляет в установленном порядке учетные данные в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Организует комплектование документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в том числе:
- составляет и представляет на утверждение в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации списки юридических и физических лиц – источников комплектования после согласования их главой Администрации, проводит систематическую работу по их уточнению; включает в указанные списки негосударственные организации, а также граждан на основании заключенного с ними договора после согласования их с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов по отбору вышеуказанных документов;
- осуществляет отбор и прием на хранение упорядоченных документов постоянного срока хранения Архивного фонда Российской Федерации и органа местного самоуправления согласно списку - источников комплектования Отдела, а также документы по личному составу в упорядоченном состоянии от ликвидированных организаций и учреждений (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Пожарского муниципального округа;
- производит в установленном порядке экспертизу ценности и научное описание документов постоянного хранения, хранящихся в отделе.
Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций – источников комплектования Отдела в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Приморского края, находящихся на временном хранении.
Рассматривает и согласовывает в соответствии с действующими правилами положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования Отдела.
Рассматривает и направляет на рассмотрение и утверждение ЭПМК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации описи дел постоянного хранения, описи дел документов личного происхождения, документы по переработке и усовершенствованию описей дел, а также на согласование номенклатуры дел и описи дел по личному составу организаций - источников комплектования.
Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования.
Оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций – источников комплектования, по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, их упорядочению и подготовке к передаче на постоянное, временное хранение, а также по ведению учета документов архива организаций, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт.
Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов организаций - источников комплектования Отдела; проводит совещания, семинары, консультации по вопросам архивного дела.
Информирует Администрацию, орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела.
Информирует Администрацию, иные организации муниципального образования о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике, готовит документальные выставки, документы для средств массовой информации, встречи с общественностью, ведет публикационную деятельность.
Исполняет тематические запросы и обращения социально-правового характера и иные запросы юридических и физических лиц в установленные законодательством сроки, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из архивных документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан, проводит их прием и консультирование по вопросам поиска архивных документов.
В работе с обращениями физических и юридических лиц не допускает фактов коррупционной деятельности и принимает необходимые меры противодействия коррупции в соответствии с действующим законодательством.
Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов и другие, в том числе автоматизированные, информационно-поисковые системы и базы данных.
Организует деятельность Отдела по вопросам эвакуации, консервирования, использования архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу в случае чрезвычайной ситуации и военных действий.
Разрабатывает план мероприятий по вывозу и укрытию учетных, особо ценных и уникальных архивных документов, а также документов по личному составу с проведением эвакуации части сотрудников для обеспечения служебной деятельности в местах их укрытия.
Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц, осуществляет контроль за их исполнением, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции.
VI. Обязанности
Осуществлять свои функции в пределах предоставленных ему полномочий;
Обеспечивать соблюдение Конституции Российской Федерации, реализацию федеральных законов, Устава Пожарского муниципального округа, Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативных правовых актов муниципального образования;
Своевременно рассматривать обращения граждан, организаций, органов местного самоуправления и принимать по ним решения в установленном законодательством порядке;
Исполнять распоряжения, постановления и поручения вышестоящих организаций, главы Администрации, руководителя аппарата Администрации.
VII. Права
Для исполнения установленных действующим законодательством полномочий Отдел вправе:
Запрашивать и получать в установленном порядке от органов местного самоуправления и организаций, находящихся на территории муниципального образования документы и информацию, необходимую для решения вопросов, отнесенных к полномочиям Отдела;
Разрабатывать и утверждать в установленном порядке методические рекомендации по вопросам архивного дела;
Давать государственным органам, органам местного самоуправления, организациям и гражданам разъяснения по вопросам, относящимся к полномочиям отдела;
Проводить и принимать участие в совещаниях, семинарах, конференциях и прочих мероприятиях по вопросам, отнесенным к полномочиям Отдела;
Создавать экспертную комиссию в установленной сфере деятельности;
Получать от организаций-источников комплектования Отдела, независимо от их организационно - правовой формы и формы собственности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов организаций;
Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования Отдела, организуемых органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации;
Участвовать в работе экспертных комиссий организаций – источников комплектования;
Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, готовить проекты постановлений и распоряжений по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
Ставить перед Администрацией, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц организаций за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
Взаимодействовать в своей деятельности с архивами Российской Федерации, Приморского края, Дальнего Востока в области использования архивных документов.
В целях обеспечения сохранности документов поcтоянного срока хранения и по личному составу при угрозе их утраты (уничтожения) принимать решение о досрочной их передаче на хранение в архив в соответствии с действующим законодательством, а также:
требовать от функциональных (отраслевых) органов Администрации своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
контролировать правила работы с документами в функциональных (отраслевых) органов Администрации, и организациях - источниках комплектования архива;
запрашивать от функциональных (отраслевых) органов Администрации и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
VIII. Руководство отдела
Отдел возглавляет начальник. Назначение на должность и освобождение от должности осуществляется распоряжением Администрации по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Начальник отдела:
Организует работу Отдела в части комплектования, учета, хранения и использования архивных документов, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;
Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед руководством Администрации в установленном порядке – перед органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Начальник, ведущий специалист и старший специалист являются должностями муниципальной службы и входят в Реестр муниципальных должностей, утвержденный Думой Пожарского муниципального округа.
Централизует и регламентирует деятельность Отдела в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе планов работы, утверждаемых руководством Администрации с учетом рекомендаций органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
При смене начальника Отдела прием-передача дел, учетных документов и справочного аппарата к ним, производится по акту с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители Администрации и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Акт приема-передачи утверждается главой Администрации и представляется в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Для приема-передачи дел от руководителя архива распоряжением Администрации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель Общего отдела Администрации.
При приеме-передаче дел обязательно проверяется наличие и состояние: фондов, документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий описей; учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, книг поступлений и выбытия документов, реестра описей); печатей и штампов отдела; противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов. Ликвидация и реорганизация Отдела осуществляются органом местного самоуправления по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого Отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов системы органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
IX. Ответственность работников
Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник Отдела и его сотрудники:
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Степень ответственности работников устанавливается должностными инструкциями и трудовым договором, в том числе действующим трудовым законодательством. В период отсутствия начальника, ведущий специалист, старший специалист, исполняющие его обязанности несут полную персональную ответственность за работу Отдела.
X. Оценка деятельности
Основная цель оценки и анализа трудовой деятельности Отдела является получение объективной информации о:
результатах работы сотрудников по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов;
требуемых от них усилий для достижения этих результатов;
соответствии этих усилий профессиональным компетенциям и здоровью сотрудников;
удовлетворенности работников условиями труда и получаемыми вознаграждениями.
Оценка трудовой деятельности Отдела дает возможность решить следующие задачи:
оценить уровень профессиональных компетенций, психологической совместимости и эффективности труда при исполнении полномочий;
выработать правила по развитию личностных и профессиональных качеств специалистов;
определить степень соответствия оплаты труда его результативности, усилиям, затрачиваемым работниками, и его ожиданиям;
сформировать эффективный механизм трудовой мотивации.
Показатели оценки деятельности Отдела делятся на три группы: результативность труда, характеристики личностных качеств, профессиональные знания и ответственность.
XI. Контроль и проверка деятельности
Контроль за работой Отдела в части комплектования, хранения, учета и использования архивных документов осуществляют Администрации и орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Контроль за работой Отдела в части требований к помещениям и техническому оснащению, требований к режимам хранения документов осуществляет ОГПН по Пожарскому округу УГПН ГУ МЧС России по Приморскому краю. Отдел заранее ставится в известность о проведении проверки. Контроль за достоверностью социально - правовых запросов (архивных справок о подтверждении заработной платы, стажа работы, национальности, имущества) осуществляют социальные органы по Приморскому краю.
По итогам каждой проверки при наличии замечаний, составляется справка, акт или докладная записка на имя главы Администрации или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки знакомятся непосредственные исполнители. Периодичность проверок составляет 1 раз в 5 лет. При наличии замечаний выявленных нарушений данные устраняются в указанный срок.
XII. Делопроизводство и отчетность
Отдел является самостоятельным функциональным (отраслевым) органом Администрации без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, действующих в соответствии с его Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.
Отдел отчитывается о работе и состоянии архивного дела в муниципальном образовании ежеквартально, ежегодно перед руководством Администрации и в установленном порядке перед органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. В связи с тем, что Отдел не является юридическим лицом, то пользуется гербовой печатью и бланком Администрации в установленном порядке для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, направляемых за пределы Российской Федерации. Отдел не обладает правами юридического лица, но имеет печать со своим наименованием штамп и бланк установленного образца. Финансирование деятельности архивного отдела осуществляется за счет средств муниципального бюджета, предусмотренных на содержание органов исполнительной власти Пожарского муниципального округа Приморского края.